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Airtable zum Terminologie­management

∙ 6 Min. ∙ English

Eine Zeichnungen von meinem Sohn

Konsistenz im globalen Produkt- und Dienstleistungsmarketing ist nicht einfach. Hieß das iPad oder Tablet? Kundensupport oder Kundenbetreuung? Dies betrifft deine Marketing-Inhalte, deine Produkt- und Service-Handbücher und alles was es sonst so gibt. Wer bei der Benennung von Dingen oder Ideen konsequente Terminologie benutzt, schafft Vertrauen bei Nutzern, vermeidet Verwirrung und stärkt seine Markenstimme.

Einzelne Personen müssen sich keine Mühe geben, Sprache konsistent einzusetzen. Mehrere Personen können das gleichzeitig nicht so einfach. Wirklich haarig wird es dann, wenn man von einsprachigem zu mehrsprachigem Inhalt umsteigt. Inkonsistenzen in den Inhalten der Ausgangssprache multiplizieren sich und richten in den Übersetzungs- und Lokalisierungsworkflows Chaos an.

An diesem Punkt erkennen die meisten Content- und Produktteams, dass sie ihre Unternehmensterminologie nicht verwaltet haben und dass sie diese am besten schnell in den Griff bekommen sollten. Aber wie? Oft greifen Teams zu Excel-Tabellen und beginnen, Glossare zu erstellen. Das ist zwar nicht völlig verkerhrt aber es gibt eine bessere Lösung.

Ein professioneller und schlanker Ansatz

Ich will hier keinen aufgeblasenen, überdimensionierten Ansatz für die Organisation deiner Terminologie vorschlagen. Stattdessen schlage ich vor, dass du deine terminologischen Regeln auf eine saubere und zukunftssichere Weise aufbaust. Um das zu schaffen, musst du zunächst ein grundlegendes Prinzip begreifen.

Konzeptbasierte Terminologie versteht sich am besten als ein auf den Kopf gestelltes Wörterbuch. Ein Wörterbuch ist ein alphabetisch sortiertes Verzeichnis von Wörtern und ihren zugehörigen Definitionen. Bei diesem Ansatz zur Vereinheitlichung der Sprache deiner Inhalte gibt es ein Problem: Du kannst nicht dokumentieren, welche Wörter du bevorzugst, erlaubst oder verbietest, wenn du dich auf ein bestimmtes Konzept beziehst. Die konzeptbasierte Terminologie funktioniert andersherum: Konzepte sind die zentrale Einheit und jedem Konzept sind Begriffe (einer oder mehrere) zugeordnet. Auf diese Weise kannst du auf elegante Weise genau festlegen, wie sich dein Content-Team auf Konzepte beziehen soll und, was ebenso wichtig ist, wie nicht.

Konzeptbasierte Terminologiestruktur

Aus diesem Beispiel kannst du wahrscheinlich ableiten, dass, obwohl ein Begriff in einem bestimmten Konzept verboten sein kann, derselbe Begriff in einem anderen Konzept zugelassen bzw. bevorzugt sein kann. Glossare und Wörterbücher haben mit diesem Modell zu kämpfen.

Wenn das Volumen deiner Inhalte und dein Content-Team groß genug werden, wirst du vielleicht irgendwann in Erwägung ziehen, einen/eine Terminologen/Terminologin einzustellen oder die Hilfe eines Sprachdienstleisters in Anspruch zu nehmen. Aber in der Zwischenzeit kannst du agiler und schlanker vorgehen.

Bevor es losgeht

Das Wichtigste auf dem Weg zu einer harmonisierten Terminologiedatenbank ist das richtige Team. Du brauchst:

Der Schlüssel hier ist, sich bereits von Anfang an in die richtige Richtung zu bewegen und später zu entscheiden, ob du in Zukunft mehr „Terminologie-Feuerkraft‟ in Form von Terminologiesoftware benötigst.

Nichts an der bisherigen Beschreibung impliziert mehrsprachigen Inhalt oder Terminologie. Wenn du jedoch die Terminologie der Ausgangssprache richtig strukturiert hast, wird das Hinzufügen von Sprachen zu einer bloßen Skalierungsübung, anstatt alles abreißen und neu aufbauen zu müssen. In der Regel werden Teams den Schmerz einer fehlenden Unternehmens-Terminologiedatenbank spüren, wenn sie auf mehrsprachige Inhalte umsteigen. Denn dann müssen besonders viele Konzepte auf eine bestimmte Art und Weise übersetzt werden, um die Markensprache und die Klarheit für die Benutzer zu sichern und zu verstärken.

Erste Schritte

Airtable ist ein Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmen, das ein extrem benutzerfreundliches, browserbasiertes Tool gebaut hat. Beim ersten Blick ähnelt es Microsoft Excel. Allerdings ist es eigentlich eher ein no-code Datenbank-Tool. Ich habe eine Airtable-Vorlage erstellt, die du auf dein eigenes Konto klonen kannst, um mit dem Aufbau deiner Unternehmensterminologie auf die richtige Weise zu beginnen.

Die Airtable-Basis

Schritt 1

Erstelle ein Konto bei Airtable.

Schritt 2

Navigiere zu dieser URL: https://airtable.com/universe/exp3gLzLCcWCtgsOq/terminology-database-termbase. Klicke auf Copy base, um die Vorlage in dein Konto zu klonen. Eine „Basis“ in Airtable besteht aus einer oder mehreren Tabellen, die miteinander in Beziehung stehen können (eine relationale Datenbank).

Die Termbase-Basis im Airtable-Universum
Die termbase-Basis im Airtable-Universum

Schritt 3

Mach dich damit vertraut, wie die drei Tabellen (Concept-Table, Term-Table, Terminology-Table) aufgebaut sind und zueinander in Beziehung stehen. Ähnlich wie in der obigen Abbildung sind Konzepte die Kerneinheit, die in der Concept-Table aufgelistet werden. Begriffe werden in der Term-Table aufgelistet und diese beiden Objekte werden in der Terminology-Table zusammengeführt.

Einige angenehme Vorteile

Nachteile

Es gibt die Möglichkeit, mithilfe von Automations in Airtable einige Terminologie-Workflows zu erstellen. Aber damit habe ich mich nicht auseinandergesetzt.

Zukunftssicher

Das Schöne an Airtable ist, dass du mit einer intuitiven Benutzeroberfläche schnell loslegen und deine Terminologiedaten in einer Struktur speichern kannst, die auf “die schwere Artillerie” in Zukunft migriert werden kann. Es gibt andere, professionellere Lösungen für die Speicherung und das Workflow-Management von Termbanken. Solltest du dich für diesen Weg in der Zukunft entscheiden, kann ein Techniker gut mit den Daten von Airtable arbeiten.

Du kannst die einmalige ID für jeden Datensatz in Airtable offenlegen, indem du ein Feld vom Typ Formula hinzufügst und die Formel RECORD_ID eingibst. Indem du dies (vor dem Export der CSV-Dateien) für alle drei Tabellen hinzufügst, gibst du dem/der Techniker/Technikerin alle Datenpunkte, die er/sie benötigt, um diese Datenbank in ein professionelles Tool wie MultiTerm zu importieren.

Einzeiliges Diagramm der terminologiegestützten Inhaltserstellung und Übersetzung
So würden die Termbank-Daten mithilfe eines professionellen Setups in die Inhaltserstellung fließen, sowohl in der Ausgangssprache als auch in den Zielsprachen

Schlussgedanken

Der Sinn dieser Lösung ist es, dir und deinem Team die Möglichkeit zu geben, ein konzeptbasiertes Terminologie-Management aufzustellen und alle Vorteile zu nutzen, die es bietet. Ich hoffe, dass Airtable dir hilft, einfach loszulegen.

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